Las granjas son negocios y deben tratarse como negocios, y eso comienza con un adecuado mantenimiento de registros. De hecho, llevar un registro de sus ingresos y gastos puede hacer o deshacer su futuro agrícola, por lo que nunca hay un mejor momento que los lentos días de invierno para comenzar a hacer de esta tarea parte de sus tareas agrícolas de rutina. Aquí hay seis pasos simples que pueden ayudarlo a salir de los números rojos y adquirir el hábito de llevar un buen registro para el éxito agrícola a largo plazo.
1. Establezca metas agrícolas.
«Establecer metas es una de las primeras cosas que debe tener en cuenta», dice Adam Barr de Barr Farms, una granja familiar de siete generaciones en Rhodelia, Kentucky. Barr, que no tiene experiencia en negocios, dice que su mayor error fue «ser demasiado ambicioso ”cuando regresó a casa para ayudar a administrar la granja de su familia, comenzando de inmediato con una operación agrícola apoyada por la comunidad, seguida poco después con empresas de pollos de engorde y cerdos.
Después de asistir a un Taller de éxito de ventas al por mayor, aprendió sobre formas sencillas de llevar registros, lo que, según él, cambió su visión de la agricultura de la noche a la mañana. Luego pasó a obtener una subvención de Seed Capital KY para contratar a la consultora financiera Ellen McGeeney para que lo ayudara a encaminarse.
“Los agricultores solo tienen el invierno para pensar”, dice McGeeney, directora de operaciones de la compañía de bebidas Ale 8-One de Kentucky, quien también ofrece consultoría empresarial a agricultores familiares en su tiempo libre. «Es fundamental durante el invierno establecer algunos objetivos y configurar sus sistemas para responder algunas preguntas». Esas preguntas pueden ser simplemente qué tipo de cultivos desea cultivar, desea vivir únicamente de los ingresos de su granja o cuántas ganancias espera en el primer año.
2. Controle el dinero que entra y sale.
Los agricultores deben rastrear tanto los ingresos como los gastos para determinar las ganancias. Barr lleva una caja de herramientas que contiene no solo sus herramientas más utilizadas, sino también materiales para ayudarlo a rastrear ambos flujos financieros: una hoja de inventario de mercado, formulario de orden de venta para facturas al por mayor, carpeta de archivos expandible para recibos, diario para rastrear su trabajo, calculadora y su computadora portátil.
“Mantenga un sistema para sus gastos que sea muy simple”, aconseja Barr. Por ejemplo, usa una tarjeta de débito reservada para compras relacionadas con la granja y archiva los recibos en su billetera. Como su finca tiene cinco empresas diferentes, anota la empresa correspondiente en el recibo. Cuando tiene tiempo, transfiere esos recibos a su carpeta de archivos, clasificados por mes. Luego reserva un tiempo cada mes para descargar su extracto bancario y calcular sus ganancias.
3. Aprenda de los datos.
Una vez que haya comenzado a rastrear sus gastos e ingresos, lo ayudará a ver qué productos agrícolas funcionan mejor para usted financieramente y en qué época del año está obteniendo sus mayores ganancias.
“Tenga la mente abierta cuando se adentre en este proceso”, dice Barr. Es posible que los cultivos que deseaba tan desesperadamente hacer bien no valieran el esfuerzo que pensaba que eran, mientras que otros podrían sorprenderlo. Equipado con los datos que ha estado rastreando, puede aprender de sus errores y comenzar a construir puntos de referencia para el éxito.
“La parte más difícil para el agricultor es la recopilación de datos”, dice Barr. “Pero no temas pedir ayuda con eso. Un agricultor no puede hacer todo «. Si bien Barr usó el dinero de la subvención para contratar a McGeeney, dice que planea invertir parte de su propio dinero en consultoría comercial para Barr Farms.
4. Evalúe su tiempo de trabajo y dónde se utiliza.
Los datos también pueden ayudarlo a evaluar sus costos de oportunidad (es decir, el valor de una acción cuando se le ofrece una opción alternativa). Un área importante en la que esto surge es la mano de obra frente a la mano de obra contratada. “La mayoría de los agricultores piensan que su propio trabajo no vale nada”, dice Barr, pero registra su trabajo en su diario para poder tomar decisiones sobre dónde distribuirlo, basándose en sus datos, para maximizar sus ganancias en el futuro.
5. Utilice los recursos disponibles.
No es necesario ser un contador o un genio de las matemáticas para comenzar un nuevo capítulo en el buen mantenimiento de registros. Hay innumerables recursos para ayudarlo en el camino, como otros agricultores, la oficina de extensión de su condado, sus propios registros anteriores, subvenciones e información educativa ofrecida a través de organizaciones estatales o nacionales, como Investigación y Educación en Agricultura Sostenible, y programas de software en línea. como HanDBase y AgSquared.
6. Desarrolle hábitos exitosos.
La clave para un buen mantenimiento de registros es configurar un sistema que funcione para usted, ya sea que consulte los libros semanalmente, mensualmente o trimestralmente. “Mantenga un sistema en su lugar para que cuando esté trabajando duro, pueda volver a él cuando tenga tiempo en el invierno”, dice Barr. Con sus datos ya recopilados y organizados, será fácil hacer su plan de producción agrícola para el nuevo año.